EducationManager: Dokumentenmanagementsystem

Sie können im EducationManager an verschiedenen Stellen Dokumente hinterlegen.

Dazu muss in den Programmeinstellungen zunächst der Pfad zur Ablage de Dokumente konfiguriert werden.

Sie finden in den jeweiligen Stammdaten ein Tab "Akte":

Akte

Neue Dokumente fügen Sie einfach per Drag&Drop hinzu. Ziehen Sie dazu die Dateien von Ihrem Dateisystem auf die Tabelle.

Anschließend können Sie zusätzliche Informationen zum Dokument eintragen. Wählen Sie dazu ein Dokument aus und klicken Sie auf den Button "Bearbeiten".

Sie können nun eine Beschreibung des Dokumentes vornehmen oder das Dokument einem Typ zuordnen.

Das Ende der Aufbewahrungsfrist wird standard-mäßig auf 10 Jahre festgelegt, kann aber auch individuell angepasst werden.

Um die Bearbeitung abzuschließen klicken Sie Anschließend auf "Speichern".

Hinterlegte Dokumente können einfach über das Dokumenten-Symbol geöffnet werden:

Dokument öffnen

Verknüpfungen

Ihre Dokumente können mit mehreren Akten verknüpft werden. So kann z.B, ein Kurszertifikat in der Akte des Teilnehmers gefunden werden, in der Akte des Betriebs zu dem der Teilnehmer gehört und in der Akte des Kurses.

Werden diese Dokumente in der WebApp veröffentlicht, stehen diese dann nur dem jeweils zugeordneten Betrieb und Teilnehmer zur Verfügung.

Sollte eine Verknüpfung falsch sein oder ganz fehlen, so können Sie diese anpassen nachdem sie auf den Button "Bearbeiten" geklickt haben.

Anbindung an die WebApp

Sie haben in der Dokumentenverwaltung auch jeweils die Option das entsprechende Dokument Ihren Kunden zur Verfügung zu stellen, sofern diese bereits Zugang zur WebApp haben.

Um ein Dokument bereitzustellen klicken Sie einfach auf den Veröffentlichen-Button:

Dokument veröffentlichen

Möchten Sie das Dokument wieder aus der WebApp entfernen, nutzen Sie bitte den Entfernen-Button:

Dokument aus WebApp entfernen