EducationManager: Stammdaten: Azubis: Unterschied zwischen den Versionen
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Mit dem Haken '''nur Fachstufenlehrgänge''', entscheiden Sie ob hier nur Fachstufen-Kurse oder auch Grundlehrgangs-Kurse exportiert werden sollen. | Mit dem Haken '''nur Fachstufenlehrgänge''', entscheiden Sie ob hier nur Fachstufen-Kurse oder auch Grundlehrgangs-Kurse exportiert werden sollen. | ||
Die folgenden Felder sind keine Pflichteingaben, sollten aber dennoch gefüllt werden, da die erzeugte PDF-Datei nicht mehr bearbeitet werden kann. | |||
Sie können das "'''''Geschäftszeichen''' (GZ) des Zuwendungsbescheides''" und den Wert für "'''''Zuwendungsempfangender'''''" eintragen. | |||
Der "''Weiterleitungspartner"'' wird automatisch mit Ihrem Firmennamen gefüllt, den Sie in den ''[[EducationManager: Konfiguration: Programm-Einstellungen|Programm-Einstellungen]]'' eingetragen haben, sowie der Standort-Angabe für die Liste. | |||
Zusätzlich können Sie auch die '''Kursnummer''' angeben. | |||
Version vom 19. September 2024, 09:40 Uhr
Zum Pflegen der Teilnehmer wählen Sie im Menü "Stammdaten" die Funktion "Azubis".
Neue Azubis können nur durch einen neuen Vertrag angelegt werden. Dieser kann in der WebApp von den Kunden erstellt werden oder von den Mitarbeitern in den Vertrags-Stammdaten.
Teilnehmer bearbeiten
Um einen Teilnehmer zu Bearbeiten klicken Sie im Bearbeitungsmenü auf "Ändern".
Anschließend können Sie im Reiter "Stammdaten" die folgenden Daten anpassen:
Die Personalnummer kann nicht bearbeitet werden, sondern wird automatisch vergeben wenn Sie die Anmeldung des Teilnehmers annehmen.
Der Aufbau der Personalnummer enthält folgende Informationen:
- Kürzel des Standorts, für welchen der Teilnehmer angemeldet wurde
- Information zum Ausbildungsjahr laut Anmeldung. Wird bei der Anmeldung z.B. angegeben, dass sich der Teilnehmer bereits im zweiten Lehrjahr befindet, so werden hier zwei Jahre vom Eintrittsdatum abgezogen. Dies dient dazu, dass man Teilnehmer des gleichen Lehrjahres/ähnlichem Kenntnisstand zusammen gruppieren kann, unabhängig vom Datum des Ausbildungsbeginns.
- Eine fortlaufende eindeutige Nummer
Interne Kommentare
Änderungen an den Teilnehmerdaten oder den Ausbildungsdaten dürfen nur gespeichert werden, wenn Sie in den Ausbildungsdaten einen internen Kommentar hinterlassen um die Änderungen zu begründen.
Klicken Sie hierzu in der betroffenen Ausbildung auf den Plus-Button bei interne Kommentare:
Es öffnet sich ein Fenster zum Eintragen Ihres Kommentares. Die Uhrzeit und der Benutzer werden automatisch erfasst.
Speichern Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf "Speichern":
Ausbildungen
Im Tab "Ausbildungen" sehen Sie alle Ausbildungsdaten die zu dem Teilnehmer hinterlegt wurden.
Es wird Ihnen immer zuerst die aktuellste Ausbildung des Teilnehmers angezeigt.
Der Status gibt Auskunft darüber, ob der Vertrag bereits angenommen wurde. Ist dies bereits erfolgt finden Sie das Datum, wann der Vertrag akzeptiert wurde unter Angemeldet am.
Beginn und Ende der Ausbildung sollten den im Ausbildungsvertrag festgelegten Daten entsprechen.
Mit dem Beginn der Kurse ist das Eintrittsdatum, ab wann der Teilnehmer in der Ausbildungsstätte für Kurse eingeplant werden soll.
Bis zum Ende des Grundlehrgangs wird der Teilnehmer mit den, in den Beruf-Stammdaten hinterlegten, Grundkursen abgerechnet. Sofern kein Grundlehrgang benötigt wird, ist das Ende des Grundlehrgangs mit dem Beginn der Kurse gleichzusetzen.
Das Kündigungsdatum wird durch die Funktion "Teilnehmer abmelden" gesetzt. Ab dem Kündigungsdatum wird der Teilnehmer aus der Kursplanung und den Anwesenheitslisten entfernt.
Das Lehrjahr gibt an in welchem Ausbildungsjahr sich der Teilnehmer zum Zeitpunkt der Anmeldung befindet. Diese Information wird nur zur Generierung der Personalnummer benötigt und aktualisiert sich nicht. Dies dient dazu, dass man Teilnehmer des gleichen Lehrjahres/ähnlichem Kenntnisstand zusammen gruppieren kann, unabhängig vom Datum des Ausbildungsbeginns.
Handelt es sich bei dem Teilnehmer um einen Maßnahmeteilnehmer, so sind bei der Anmeldung zwingend auch der Träger, die Maßnahmenummer und die Trägernummer (Kundennummer des Teilnehmers beim Träger) anzugeben. Optional kann der zuständige Sachbearbeiter beim Träger hinterlegt werden, sofern Sie beim Träger Kontaktpersonen hinterlegt haben.
Des Weiteren kann der Betrieb angeben, ob die Ausbildungsstätte die persönliche Schutzausrüstung oder ein Starter-Kit an den Teilnehmer aushändigen, bzw. ob zur Prüfung entsprechendes Werkzeug ausgeliehen oder Prüfungsmaterial bereitgestellt werden soll.
Unter Module sehen Sie die Module, für die der Teilnehmer angemeldet wurde. Darunter sehen Sie die ausgewählten Sonderkurse. Sollten nachträglich Module dazugebucht werden, können Sie weitere Module oder Sonderkurse jeweils mit dem Plus-Button hinzufügen.
In den Kundenkommentaren sehen Sie ggf. Anmerkungen des Kunden zur Anmeldung.
Alle Änderungen an den Ausbildungsdaten können nur gespeichert werden sofern ein interner Kommentar angelegt wurde, um diese Änderungen zu begründen.
Teilnehmerakte
In der Akte können Sie Dokumente für diesen Teilnehmer hinterlegen. Diese Dokumente werden im Dokumentenmanagementsystem hinterlegt.
Anwesenheiten
Im Tab "Anwesenheiten" erhalten Sie eine Übersicht aller geplanten und eingetragenen Anwesenheiten des Teilnehmers über den gesamten Zeitraum der ausgewählten Ausbildung.
Abwesenheiten
Im Tab "Abwesenheiten" sehen Sie eine Übersicht aller eingetragenen längeren Abwesenheiten des Teilnehmers, wie z.B. Urlaube oder Krankmeldungen.
Gesprächsprotokolle
Impfstatus
Im Tab "Impfstatus" sehen Sie alle eingetragenen Daten zum Impfstatus und alle geprüften Daten.
Bewertungen
Teilnehmer abmelden
Wenn ein Teilnehmer die Ausbildung beendet, z.B. durch bestehen der Prüfung, oder falls er beim Betrieb gekündigt wurde, so können Sie dies in den Azubi-Stammdaten eintragen.
Wählen Sie hierzu den Button "Teilnehmer abmelden aus".
Es öffnet sich ein neues Fenster:
Geben Sie nun den Grund der Abmeldung an.
Zur Auswahl stehen:
- Abgeschlossen (z.B. durch Bestehen der Abschlussprüfung)
- Gekündigt (d.h. der Teilnehmer ist nicht mehr bei dem Betrieb angestellt)
- Storniert (z.B. weil die Ausbildung nicht angetreten wurde)
Das Datum der Abmeldung ist anzugeben, da der Teilnehmer ab diesem Datum aus der Kursplanung und den Anwesenheitslisten entfernt wird.
Wählen Sie nun den oder die Teilnehmer aus, die abgemeldet werden sollen und klicken Sie auf "Abmelden".
Daten exportieren
In den Azubi-Stammdaten gibt es verschiedene Exportmöglichkeiten.
Klassenbuch
Sofern der ausgewählte Teilnehmer einem Klassenbuch zugeordnet wurde, haben Sie hier die Möglichkeit alle Klassenbucheinträge zu exportieren, bei denen der Teilnehmer als "Anwesend" gelistet wurde. Der Export öffnet sich in einem neuen Fenster und kann vor dort aus gespeichert oder gedruckt werden.
Export
Der allgemeine Export speichert die Daten der Tabelle "Übersicht Auszubildende", inkl. aller gesetzten Filter oder Gruppierungen, als Excel-Datei ab.
Export Anwesenheit
Der Export der Anwesenheiten, exportiert die Anwesenheiten eines ausgewählten Teilnehmers über die gesamte Dauer der Ausbildung.
In dieser Datei wird pro Kalenderjahr jeweils ein Tabellenblatt erstellt, sowie ein Tabellenblatt mit allen hinterlegten Kommentaren zur Anwesenheit und ein weiteres Tabellenblatt mit Legende, um die Kürzel der Anwesenheit zu erklären.
ÜLU-Exporte
Die Ülu-Exporte sind nur aktiv, sofern Sie die Ülu-Ansicht nutzen:
ÜLU-Unterschriftenliste Einzeln
Wählen Sie zunächst den Ausgabepfad aus und den Zeitraum (Start Jahr bis End Jahr)
Sobald die Datei erstellt wurde finden Sie diese im angegebenen Ausgabeverzeichnis. Sie enthält eine Liste aller Teilnehmer für den angegebenen Zeitraum:
Monatliche Erklärung der Lehrgangstage
Um die Monatliche Erklärung der Lehrgangstage erstellen zu können, müssen Sie zunächst Azubi-Listen erstellen, mit den Teilnehmern, für die die Erklärung erstellt werden soll.
Filtern Sie dazu die Daten in der Ülu-Ansicht entsprechend, so dass Ihnen nur noch die Teilnehmer angezeigt werden, für diese Erklärung der Lehrgangstage notwendig ist:
Speichern Sie diese Liste nun unter einem beliebigen Namen ab, indem Sie auf "Azubi-Liste Speichern" klicken:
Wenn Sie bereits Azubi-Listen gespeichert haben, so können Sie den Export mit einem Klick auf "Monatliche Erklärung der Lehrgangstage" starten.
Es öffnet sich ein Fenster um einige Daten abzufragen:
Wählen Sie hier zunächst eine Lehrkraft aus, welche die Erklärung anschließend unterschreiben muss.
Geben Sie nun den Standort und die Angaben zum Zeitraum ein.
Der Zielmonat muss innerhalb des Zeitraums zwischen Start und Ende liegen.
Mit Start und Ende ist der Zeitraum der Maßnahme gemeint, welcher in der Erklärung unter "Gesamter Durchführungszeitraum der Maßnahme" eingetragen wird.
Die folgenden Felder sind keine Pflichteingaben, sollten aber dennoch gefüllt werden, da die erzeugte PDF-Datei nicht mehr bearbeitet werden kann.
Sie können das "Geschäftszeichen (GZ) des Zuwendungsbescheides" und den Wert für "Zuwendungsempfangender" eintragen.
Der "Weiterleitungspartner" wird automatisch mit Ihrem Firmennamen gefüllt, den Sie in den Programm-Einstellungen eingetragen haben, sowie der Standort-Angabe für die Liste.
Zusätzlich können Sie auch die Kursnummer angeben.
Wählen Sie anschließend eine der gespeicherten Azubi-Listen aus. Die Teilnehmer der Liste werden Ihnen dann in der Tabelle angezeigt.
Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie bitte auf "Generieren"
Die Datei wird in dem zuvor ausgewählten Ordner abgespeichert und entspricht folgendem Aufbau:
Die eingetragenen Anwesenheiten werden jeweils, sofern in den Stammdaten der Anwesenheitsstatus im ÜLUKürzel hinterlegt, in den korrekten Status für die Erklärung, übersetzt.
Falls dieser Wert in den Stammdaten nicht hinterlegt wurde, so wird hier das selbst gewählte Kürzel für den Anwesenheitsstatus verwendet. Dies entspricht aber oft nicht den Werten, die für die "Monatliche Erklärung der Lehrgangstage" vorgegeben ist.
Kursbezogene Ülu-Listen
Für die Erstellung der kursbezogenen Ülu-Listen sind keine Azubi-Listen notwendig.
Wählen Sie hier den Standort aus und den Zeitraum.
Es wird anschließend für jeden beendeten Kurs innerhalb des gewählten Zeitraums jeweils eine Ülu-Liste mit allen Teilnehmern exportiert. Der in der Kursplanung hinterlegte Dozent des Kurses wird automatisch für die Unterschrift ausgewählt.
Mit dem Haken nur Fachstufenlehrgänge, entscheiden Sie ob hier nur Fachstufen-Kurse oder auch Grundlehrgangs-Kurse exportiert werden sollen.
Die folgenden Felder sind keine Pflichteingaben, sollten aber dennoch gefüllt werden, da die erzeugte PDF-Datei nicht mehr bearbeitet werden kann.
Sie können das "Geschäftszeichen (GZ) des Zuwendungsbescheides" und den Wert für "Zuwendungsempfangender" eintragen.
Der "Weiterleitungspartner" wird automatisch mit Ihrem Firmennamen gefüllt, den Sie in den Programm-Einstellungen eingetragen haben, sowie der Standort-Angabe für die Liste.
Zusätzlich können Sie auch die Kursnummer angeben.